Wir schaffen mehr - wenn wir wenig Zeit haben! Über das "Parkinsonsche Gesetz" in der Praxis!

Alte Weisheit

Es gibt da eine alte Weisheit, welche mir immer wieder in den Sinn kommt, wenn Arbeit schnell erledigt werden soll:

"Wenn du Arbeit schnell erledigt haben willst, so lege sie auf den Tisch von jemanden, der eh schon zu viel zu tun hat!"

Klingt komisch - ist aber vollkommen wahr.

Warum ist das so?

Jemand der keine Zeit hat, hat auch keine Zeit sich lange Gedanken zu machen und etwas vor sich herzuschieben.

Denn auch für "Aufschieberitis" braucht man Zeit. So irre wie das klingt - aber es ist wenn man genau hinschaut die Wahrheit.

Parkinsonsche Gesetze

Der britischen Soziologen C. Northcote Parkinson hat sich über jahrzehnte mit dem Wachstum von Bürokratie befasst und einige bemerkenswerte Studien dazu angestellt.

Wenn man die liest glaubt man nicht das es wahr sein kann - ist es aber.

Er formulierte daraus seine "Parkinsonsche Gesetze".

Am bekanntesten ist das Gesetz über Wachstum vom sinnloser Arbeit und überbordender Bürokratie aus dem Jahre 1955:

“Work expands so as to fill the time available for its completion.”

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Was bedeutet das?

Wir diskutieren in den Unternehmen immer Arbeit und Zeit als absolute Größen. So als wenn es fix wäre, wie lange man benötigt um ein Projekt, ein Problem, oder was auch immer zu lösen.

Das ist es nicht. Definitiv nicht.

Und mal ehrlich - wir alle kennen dieses Gesetz nur zu gut.

In 4 Wochen haben wir eine Prüfung. Wie lange brauchen wir für die Vorbereitung? 4 Wochen - und am Ende wird es immer hektisch.

In 2 Wochen haben wir eine Prüfung. Wie lange brauchen wir für die Vorbereitung? 2 Wochen - und am Ende wird es immer hektisch.

Kreativität

Deshalb arbeiten fast alle Kreativitätstechniken immer mit "Zeitdruck". Schreibe drei Ideen auf in 5 Minuten.

Ich hatte das große Vergnügen kürzlich auf den Hamburger 12 min einen Vortrag zu halten. Und nach dem Vortrag von exakt 12 Minuten - gab es eine Fragerunde von exakt weiteren 12 Minuten. Dazu lief eine Countdown-Uhr ab.

Und das spannende: Bei allen Vorträgen an dem Abend wurde exakt 12 Minuten gefragt und diskutiert. So als wenn unser Hirn sagt: Jetzt aber schnell was fragen - hast ja nur 12 Minuten Zeit.

Ohne diese Beschränkung hätte es sich ein paar Fragen gegeben - aber keine 12 Minuten konzentrierte Interaktion.

Absolute Grenzenlosigkeit

Es ist eine der großen Irrglauben, dass Kreativität entsteht wenn wir keinen Druck und keinen Stress haben.

Stelle wir einmal folgendes vor:

"Wir wollen dieses Jahr keinen Weihnachtsstress. Wir feiern dann wenn alle in der Familie ihre Geschenke fertig haben!"

Wann feiern wir dann Weihnachten? Niemals!

Flow

Mihaly Csikszentmihalyi (ja, so heißt der wirklich) hat ja in seinem legendären und inzwischen klassischen Buch "FLOW" darauf hingewiesen, dass dieser Zustand, in dem Arbeit wie von selbst passiert, dann erreicht wird, wenn wir gefordert - aber nicht überfordert - werden. 

Eindeutig ist jedoch: ohne Anforderung vor allem an die Zeit, passiert mal gar nichts.

Und wenn wir ganz ehrlich sind, ist es manchmal erstaunlich, wie lange es uns gelingt uns vor dem Aufräumen zu drücken - um dann festzustellen, wie wenig Zeit wir dazu brauchen, wenn die Schwiegermutter ihren Besuch ankündigt.

Was bedeutet das für uns?

Die Idee, dass wenn ich nur einfach mal stressfrei Geld und keinen Zeitdruck habe, dann könnte ich endlich mal tolle Ideen entwickeln, Kreativ sein und die Welt zu einem besseren Ort machen.

All das ist ein Idee, welche in die falsche Richtung führt.

Unser Gehirn braucht den Impuls, dass wir ins Handeln kommen.

Klar gibt es auch die Überforderung. Aber davon sind wir meistens weit entfernt, wenn wir ehrlich sind.

4 Anregungen für den Alltag

Bewusstheit und Präsenz

Je bewusster wir unsere Arbeit verrichten - und ehrlich mit uns sind - desto eher sehen wir, wenn wir beginnen die Arbeit auszudehnen - weil wir ja soviel Zeit haben. Achtsamkeit ist eine wirksame Methode gegen diese Falle.

 

Was ist der nächste Schritt?

Wann immer wir merken etwas hängt - fragen wir uns: Was wäre der nächste konkrete Schritt? Was kann ich sofort tun? Und wenn es nur eine Kleinigkeit ist. Dann tun wir es jetzt.

 

Klarheit über Ziele

Wenn ich verhindern möchte, dass etwas passiert - muss ich es unklar formulieren. Je allgemeiner und unschärfe meine Vorgabe ist - desto weniger kann man handeln.

 

Diziplin

Rituale helfen uns zu bewegen. Also regelmäßige Meetings, feste Abläufe oder Checkliste sind ein gutes Mittel für mehr Effektivität.

 

Let it flow

Entscheidungen, Meetings, neue Ideen finden - all das braucht Grenzen. Ein Ziel. Etwas wo unser Hirn weiß: Oh je - nun muss ich mal anfangen zu arbeiten.

In unseren Teams müssen wir als Führung zur Not diese Grenzen setzen - damit alle in Handeln kommen.

Wenn wir dabei die Balance schaffen zwischen Unter- und Überforderung - dann kann es fließen!

 

P.S. Es gibt von Parkinson ein weiteres spannendes Gesetz - das Gesetz der Trivialität:

“The time spent on any item of the agenda will be in inverse proportion to the sum involved.”

„Die auf einen Tagesordnungspunkt verwendete Zeit ist umgekehrt proportional zu den jeweiligen Kosten.“

Das sagt einfach aus, dass die banalsten und unwichtigsten Themen in Meetings die meiste Zeit fressen - da sich hier alle Teilnehmer genüsslich austoben können. Und diese Themen keine richtige Konsequenz haben.

Während die echt wichtigen Punkte in einer Besprechung gemieden und lieber verschoben werden.

Auch sehr schön jeden Tag zu beobachten.

 

FührungBoris Thomas