Wie bekommt man Bürokratie in den Griff - mit drei einfachen Schritten!

Leidwesen Bürokratie

“Wir haben einfach zu viel Bürokratie!“ diesen Satz höre ich sehr häufig. Und wir haben das Gefühl, dass in unserem Unternehmen als auch in der Gesellschaft Bürokratie überhand nimmt.

Was ist eigentlich genau Bürokratie? Im Grunde glaube ich, meinen wir damit immer Zustände, in denen die Verwaltung zum Selbstzweck mutiert.

Also wenn eine bestimmte Administration nicht mehr dem Zweck dient, sondern eher in sich selbst ruht. Nach dem Motto: "Wir wissen zwar nicht warum wir rennen und wohin - aber Hauptsache jeder Schritt ist geplant, exakt klein groß und unser Laufen ist im Handbuch definiert."

Also wenn ich zum Beispiel Planungen erstellen muss, oder Tabellen ausführen muss, oder sinnlose Formulare ausfüllen muss welche nicht mehr den Zweck haben, meine Arbeit glücklicher und vor allen Dingen erfolgreicher zu machen.

Und wir alle kennen diese Situationen nur zu genüge.

Im Grunde liegt an der Basis der Bürokratie vor allen Dingen Angst. Angst die Kontrolle zu verlieren und Angst es könnte etwas schief gehen. Und dann, wenn etwas schiefgegangen ist, kommt jemand und zeigt uns, dass wir es hätten verhindern können mit etwas mehr Kontrolle.

Was ist jedoch gegen Bürokratie konkret zu tun?

Für mich gibt es genau drei wirkungsvolle Medikamente die man einsetzen kann wenn wir in unseren Team zu viel Bürokratie vorfinden.

1. Wir brauchen einen neuen Focus

Wenn wir den Fokus verloren haben und nicht mehr wissen wo wir hin steuern, dann erleben wir eine deutliche Zunahme von Bürokratie. Meine Erfahrung ist, sobald jemand exakt weiß wo das Ziel ist und ein Team genau weiß worauf wir zusteuern, können wir auf viele bürokratische Dinge verzichten. Wer für sein Ziel brennt, braucht keine Formulare. der findet den bestmöglichen Weg schon ganz alleine.

2. Wir haben keine Verbindung zueinander

Immer dann wenn wir unsere Verbindung untereinander verloren haben, verlieren wir auch das Vertrauen. Sodann wenn ich eine starke Verbindung mit den anderen habe, spüre wie es dem anderen geht und wie ich mich auf ihn verlassen kann. Das reduziert von alleine die Bürokratie.

Deshalb ist es unendlich, wichtig dass wir in einem Team eine gute Verbindung untereinander haben. Man kann es auch Teamspirit oder Gruppengeist nennen. Immer dann, wenn Abteilungsdenken vorherrscht und jeder für sich selbst arbeitet, werden wir erleben wie sinnlose Bürokratie überhand nimmt.

3. Uns fehlt das Vertrauen

Dieser Punkt hängt mit dem Zweiten sehr direkt zusammen, ist aber nochmal wert, dass wir gesondert darauf schauen. Können wir es erreichen, dass wir einander in unserem Team wieder mehr Vertrauen?

Je mehr ich Vertrauen habe, in meine Kollegen desto mehr kann ich darauf verzichten viele Dinge mit mehreren Unterschriften bestätigen zu lassen.

Vertrauen ist eine Entscheidung. Es ist eine Wahl die ich treffen kann. Das ist wichtig zu erkennen - und verändert sofort alles.

Balance

Mit diesen drei "Medikamenten" bin ich in der Lage relativ schnell in einem Team Bürokratie und unnötige E-Mails zu verhindern.

Am Ende geht es immer nur um Balance. Selbstverständlich brauche ich ein Mindestmaß an Administration und Planung. Wir merken jedoch schnell, wenn diese Verwaltung nicht mehr dem Zweck dient dass wir erfolgreich sind, sondern eher sich selber genügt.

Und wir Menschen haben ein feines Gespür für genau diese Balance. Planung und Kontrolle können einem Team eine Menge Sicherheit geben. Sie können aber auch ein Team in den Wahnsinn treiben.

Und ich würde immer meinem Bauchgefühl vertrauen. Wenn ich das Gefühl habe, hier werden Tabellen ausgeführt ohne Sinn und Verstand, sollte ich obige drei Punkte mir einmal genau anschauen. Und den Fluss und den Spaß ins Team zurückholen.

 

FührungBoris Thomas